چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟ بی شک، برنامه ریزی در زندگی موجب می‌شود تا فرد موفق‌تری باشیم و بهتر بتوانیم از زمان خود استفاده کنیم. ولی یادگیریِ نحوه‌ی برقراریِ تعادل، میان وظایف گوناگون در زندگی، کاری چالش‌برانگیز است. یه وقتایی کار، درس و وظایف روزانه روی هم انباشته می‌شوند و در عین حال، دوستان یا خانواده نیز از ما انتظار دارند که به آنها کمک کنیم. علاوه بر این کارها، باید زمانی را هم به رسیدگی به آرامش روحی_روانی خودمان اختصاص دهیم.
گاهی شرایط جوری پیش می رود که بنظر میاد، عملی کردن همه این برنامه ها مشکل است. ولی در صورتِ داشتنِ یک برنامه ریزی استراتژیک، انجام این وظایف، براحتی امکان‌پذیرتر می‌شود. مطمئنا، همه شما خوب می دانید با برنامه ریزی کردن می‌توانید میان اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت خود تعادل برقرار کنید و چیزهای مهم در زندگی‌تان را اولویت‌بندی کنید.
اما برنامه ریزی استراتژیک فرآیندی گام‌به‌گام است که دارای اهداف و خروجی‌هایی مشخص است و قابلیت پیاده‌سازی و ارزیابی دارد. به زبان ساده، برنامه ریزی استراتژیک فرآیندی است که امکان پیش‌بینی آینده و تجسم آن بر اساس روندهای جاری و در نتیجه امکان اثر‌گذاری بر نیروی‌های موثر در تغییر زندگی را فراهم می‌کند. در این مقاله بر چهار گام ضروری برای تنظیم یک برنامه ریزی موفق، کارآمد و مفید، را مروری می‌کنیم. پس بیایید ببینیم چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
گام اول: توجه به کارهای روزانه
توجه کنید که معمولا چگونه زمان‌تان را سپری می‌کنید
پیش از آنکه بفهمید باید چگونه برنامه ریزی کنیم، باید بدانید که هم‌اکنون، چگونه امور روزانه‌تان را مدیریت می‌کنید. اگر مجبور هستید که به محل‌کار بروید، ساعاتی که در محل‌کار می‌گذرانید، قبلا برای شما مدیریت شده است و نمی‌توانید برای آنها برنامه ریزی کنید. ولی در وقت آزادتان، آزادی عمل بسیار بیشتری دارید.
پس، چند روزی را به بررسی اینکه چگونه وقت‌تان را می‌گذرانید، سپری کنید. یادداشت کنید که هر روز دقیقا چه کارهایی انجام می‌دهید. با دقت توجه کنید که وقت آزادتان را چگونه می‌گذرانید. آیا به تماشاای تلویزیون مشغول می‌شوید، یا خانه را تمیز می‌کنید؟ فهرستی از این کارها درست کنید و در آن ذکر کنید که برای انجام هر کار، چقدر زمان صرف می‌کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
برآورد کنید که چقدر زمان، صرفِ رفت‌و‌آمد به محل کار و انجام کارها می‌کنید
احتمالا، بخش نسبتا زیادی از روزتان را صرفا برای رفت و آمد به محل کار یا بیرون رفتن برای انجام کارهای مختلف صرف می‌کنید. اما این همان زمانی است که برای نظم دادن به روزهای‌تان و انجام وظایف مهم نیاز دارید. توجه کنید که این رفتوآمدها معمولا چقدر زمان شما را می‌گیرند و در برنامه ریزی روزانه‌تان، زمان کافی را به این رفتوآمدها اختصاص دهید. برنامه ریزی روزانه‌تان را بر اساس این زمان‌ها، تنظیم کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
توجه کنید که چگونه عادت‌های شما، بر زندگی روزانه‌تان تاثیر می‌گذارند
انجام برنامه ریزی روزانه تا حد زیادی به فهمیدن این مسئله مربوط می‌شود که کارهایی که طبق عادت انجام می‌دهید، چه تاثیری بر زندگی روزانه‌ی شما می‌گذارند. گاهی این کارها، عادت‌های بدی هستند که مانع از لذت بردن از زندگی یا دستیابی به اهداف‌تان می‌شوند. در حالیکه، بعضی از این کارها، برای لذت بردن از زندگی یا رسیدن به اهداف، ضروری هستند. وقتی برای خود برنامه ریزی می‌کنید، به نقشی که عادت‌های‌تان در زندگی شما ایفا می‌کنند نیز فکر کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
برای مثال، شاید متوجه روندی در زندگی‌تان شوید که در آن خود را برای انجام کاری که برای‌تان لذت‌بخش است (مثل صحبت با گوشی موبایل) خسته می‌کنید و پس از انجام آن، تمایل یا انرژی لازم برای انجام هیچ کار دیگری، مانند کار کردن برای یک هدف بلندمدت‌تر (مانند مطالعه و موفقیت تحصیلی) را ندارید. از سوی دیگر، ممکن است تمام زمان‌تان را برای برآورده کردن تقاضاهای اجتماعی، صرف کنید و هیچ زمانی را به رسیدگی به خودتان اختصاص ندهید.
نکته:
همه‌ی این عادت‌ها می‌توانند برای سلامتی و خوشی شما مضر باشند. بنابراین، باید به این مسئله توجه کنید که عادت‌های جاری‌تان، چه تاثیری بر زندگی شما می‌گذارند. پس از یافتنِ عادتی که مانع از دستیابیِ شما به اهداف‌تان، یا چیزهایی که آرزو دارید، می‌شود، به دنبال راه‌هایی برای تغییر آن عادت باشید تا بتوانید استفاده‌ی بهتری از زمان‌تان ببرید. این کار می‌تواند به سادگیِ تعیین محدودیت‌هایی برای کارهایی خاص، مانند بازی‌های ویدئویی یا چک کردن شبکه های اجتماعی باشد.
مثلا می‌توانید تنها زمانی به خودتان اجازه‌ی انجام این بازی‌ها را بدهید که انجام وظایف مرتبط با هدف بلندمدت خود را تمام کرده‌اید. شاید لازم باشد که یاد بگیرید وقتی دیگران از شما می‌خواهند برای‌شان کاری انجام دهید، به آنها نه بگویید تا بتوانید وقتی را نیز به خودتان اختصاص دهید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
زمان‌های تلف‌شده را کاهش دهید
شاید بعضی اوقات در روز، زمان‌تان را هدر می‌دهید. بسیاری از این موارد اجتناب‌ناپذیر هستند، مانند رفت‌و‌آمدهای صبح که شلوغ‌ترین زمانِ روز است. به برنامه ریزی‌تان نگاهی بیندازید و زمان‌هایی که در آنها وقت‌تان به هدر می‌رود را بیابید. به این فکر کنید که چگونه می‌توانید برنامه ریزی‌تان را تغییر دهید تا این زمان‌های تلف‌شده یا مرده را کاهش پیدا کنند.
اگر نمی‌توانید زمان‌بندی کارها را تغییر دهید، شاید بتوانید به طور هم‌زمان، چند کار را با هم انجام دهید. مثلا صبح‌ها با اتوبوس یا مترو به محل کار بروید و در طول مسیر، از مطالعه‌ی رمان یا شنیدن فایل صوتی آموزشی لذت ببرید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
از شب قبل برای هر روز برنامه ریزی کنید
معمولا بهتر است که از پیش، برای هر روز برنامه ریزی کنید. اگر قبلا هرگز برنامه ریزی نکرده‌اید، شاید کمی زمان ببرد تا بتوانید در برنامه ریزی‌تان، تمام کاستی‌ها و ویژگی‌ها را در نظر بگیرید. انتظار نداشته باشید که در نخستین روز یا حتی نخستین هفته، همه چیز را متوجه شوید.
برای روز بعد خود، برنامهای تقریبی بنویسید که در آن تمام کارهایی را که می‌خواهید انجام دهید و زمانی که می‌خواهید برای انجام هر یک صرف کنید را فهرست کنید. در تنظیم این برنامه ریزی، کمی انعطاف‌پذیر باشید، چرا که شما تازه دارید به برنامه ریزی برای زمان‌تان عادت می‌کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
گام دوم: نوشتنِ مهم‌ترین وظایف روزانه
از کارهایی که هر روز باید انجام بدهید فهرستی تهیه کنید
نیازی نیست که فهرست مرتب و دقیقی بنویسید! زیرا در این مرحله، فقط باید از تکنیک طوفان فکری استفاده کنید و مواردی که می‌نویسید لزوما فهرست نهایی کارهایی نیست که باید انجام دهید. یک ساعت یا بیشتر وقت بگذارید و تمام کارهایی را که هر روز انجام می‌دهید (و کارهایی را که انجام نمی‌دهید ولی باید انجام دهید) بنویسید. اگر به یاد آوردن تمام کارها، سخت است، همیشه دفترچه یادداشت کوچکی با خود داشته باشید، و در طول روز، تمام کارهایی را که انجام می‌دهید، یادداشت کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
کارهای کوچک و بزرگ را یادداشت کنید
وقتی نوشتن فهرست را شروع می‌کنید، هیچ کاری را خیلی کوچک و کم‌اهمیت در نظر نگیرید و هر کاری را که باید انجام داده شود، در فهرست خود وارد کنید. وقتی برای اولین بار برنامه‌ریزی برای کارهای روزانه را انجام می‌دهید، بهتر است که همه‌ی موارد را در برنامه‌ی خود بگنجانید و سپس، در صورت نیاز آن را ویرایش کنید. برای نمونه، اگر هر روز صبح، برای پیاده‌روی بیرون می‌روید، این کار را نیز یادداشت کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
در مورد کارهایی که انجام می‌دهید، از خودتان سؤالاتی بپرسید
برای داشتن تغذیه‌ی مناسب، چه کارهایی باید انجام دهید؟ برای رفتن به سر کار، هر روز باید چه کارهایی انجام دهید؟ برای رساندن فرزندتان به مدرسه یا به خانه، چه کارهایی را باید انجام دهید؟ برای تناسب اندام چه رفتاری را باید بکنید…؟؟
احتمالا کارهای کوچک بسیار زیادی وجود دارد که باید برای انجام مسئولیت‌های بزرگ‌تر خود به آنها توجه داشته باشید. برنامه‌ریزی روزانه به شما کمک می‌کند تا بخش‌هایی را که در آنها بهره‌وری بالایی ندارید، شناسایی کنید و برای بهبود در آن بخش‌ها تلاش کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
فهرست خود را تجزیه‌و‌تحلیل کنید
اگر متوجه شده‌اید که زمان آزاد کمی دارید یا هیچ زمان آزادی ندارید، کارهای خود را دوباره بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا انجام همه‌ی آن کارها، واقعا ضروری است یا خیر. احتمالا متوجه خواهید شد که می‌توان بعضی از کارها را به شکل بهتری انجام داد یا انجام آنها را به فرد دیگری واگذار کرد.
برای نمونه، اگر در خوابگاه دانشجویی زندگی می‌کنید و وقت زیادی را برای آشپزی صرف می‌کنید، شاید بتوانید از یکی از هم‌اتاقی‌های خود بخواهید تا در آشپزی با شما شریک شود. شما می‌توانید غذاهایی را که هر دو به آن علاقه دارید، پیدا کنید و در طول هفته، به نوبت آشپزی کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
گام سوم: ایجاد برنامه‌ی زمانی
از برنامه‌ی مایکروسافت اکسل یا برنامهای مشابه استفاده کنید
ستونی شامل زمان‌ها را در سمت راست صفحه ایجاد کنید و در ردیفی در بالای صفحه نیز، روزهای هفته را بنویسید.
در مقابل هریک از زمان‌ها، کاری را بنویسید
ابتدا فعالیت‌هایی را بنویسید که باید هر روز و در زمان مشخصی انجام شوند. بر اساس ارزیابی که طبق مطالب گفته شده در بالا انجام داده‌اید، کارها را در مقابل زمان‌هایی بنویسید که فکر می‌کنید بیش از همه برای انجام آنها مناسب است. در طول روز، یک یا چند زمان استراحت را نیز برای خود درنظربگیرید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
کارها را در بخش‌های زمانی طولانی‌تری سازماندهی کنید
به طور کلی چارچوب‌های زمانی ساعتی، به‌اندازه‌ی کافی بزرگ هستند ولی در انجام بعضی از کارها، کمی زمان لازم است تا روی غلتک بیفتید و در جریان کار قرار بگیرید. بنابراین ممکن است که برای انجام این کارها، به بازه‌های زمانی ۹۰ دقیقه‌ای یا حتی ۲ ساعته نیاز داشته باشید. البته کارهای ۳۰ دقیقه‌ای را نیز فراموش نکنید، ولی مراقب باشید که بازه‌های زمانی‌تان، بیش از حد کوتاه و فشرده نباشد. می‌توانید برای ایجاد بازه‌های زمانی طولانی‌تر، چند سلول را در اکسل با هم ادغام کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
برنامه‌ی زمانی انعطاف‌پذیری داشته باشید
پیش‌بینی دقیق اینکه انجام هر کار به چقدر زمان نیاز دارد، دشوار است. بنابراین در صورت لزوم، برنامه‌ی زمانی شما باید به آسانی در یک جهت قابل انعطاف باشد. شما باید زمان‌های میانی را نیز برای تأخیرهای غیرمنتظره درنظربگیرید. البته، نباید از زمان استراحت خود به عنوان زمان میانی استفاده کنید و به زمان استراحت، به چشم چیزی غیرضروری نگاه کنید. زمان استراحت نیز باید مانند زمان‌های اختصاص داده شده به کارهای دیگر، اهمیت داشته باشد. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
برنامه‌ریزی خود را چاپ کنید
به طور کلی بهتر است که برنامه‌ی خود را در چند نسخه چاپ کنید و مثلا یکی را روی یخچال بچسبانید، یکی را در اتاق خواب قرار دهید و یکی را نیز روی آیینه دستشویی بگذارید. زیرِ کارهای مهم خط بکشید و آنها را از سایر کارها متمایز کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
کارهای مربوط به حوزه‌های مختلف را با رنگ، مشخص کنید
از رنگ‌های متفاوتی برای حوزه‌های مختلف کارهای خود استفاده کنید. مثلا می‌توانید از رنگ زرد برای فعالیت‌های مربوط به کار، از رنگ قرمز برای ورزش، از رنگ آبی برای کارهای دانشگاه و … استفاده کنید. به این ترتیب، تنها با نگاه کردن به برنامه متوجه می‌شوید که برنامه‌ی زمانی‌تان به چه صورت است. مثلا اگر بسیاری از بخش‌های آن آبی باشد، متوجه می‌شوید که تکالیفی که برای دانشگاه باید انجام بدهید بسیار زیاد است. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
گام چهارم: بهینه کردن برنامه‌ی زمانی
توجه کنید که صبح‌ها چقدر انرژی دارید
مهارت‌های تفکر انتقادی و خلاقیت در بیشتر مردم، در زمان صبح نسبت به زمان‌های دیگر بیشتر است و معمولا این مهارت‌ها و توانایی‌ها، با نزدیک شدن به انتهای روز، کاهش می‌یابد. اگر شما نیز چنین هستید، فعالیت‌هایی (مانند نوشتن) را که نیاز به قدرت تفکر و خلاقیت زیادی دارند، در زمان صبح انجام دهید. ولی شاید ترجیح می‌دهید که خلاقانه‌ترین کارهای خود را در هنگام شب انجام بدهید. تفاوتی ندارد، زیرا در اینجا تنها مسئله‌ی مهم، رسیدن به برنامه‌ی زمانی مؤثری است که با شما و نیازهایتان مطابقت داشته باشد. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
توجه کنید که بعدازظهرها چقدر انرژی دارید
اگر شما نیز مانند بیشتر مردم باشید، انرژی‌تان تا بعدازظهر، تا حدی تحلیل می‌رود. در این صورت، بعدازظهر زمان مناسبی برای انجام کارهای عادی و خسته‌کننده‌ای است که نیازی به فکر کردن زیاد ندارند. مثلا می‌توانید ملاقات‌ها، جواب دادن به ایمیل‌ها و غیره را به بعدازظهرها موکول کنید. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
توجه کنید که هنگام شب چقدر انرژی دارید
برای بسیاری، شب‌ها زمان مناسبی برای برنامه‌ریزی و آماده شدن برای روز بعد است. کارهایی که برای آماده شدن برای روز بعد انجام می‌دهیم، شامل کارهایی مانند آماده کردن ناهار روز بعد، بیرون آوردن لباس‌های مورد نیاز و مرتب کردن لباس‌ها و وسایل است.
عادت‌های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف‌تان را در خود ایجاد کنید
برای نمونه، ۳۰ دقیقه در روز را به نوشتن رُمان یا یادگیری باغبانی اختصاص دهید. اگر هر روز کمی در مسیر دستیابی به اهداف‌تان حرکت کنید، عادت‌های خوبی را برای ادامه‌ی این مسیر، در خود ایجاد خواهید کرد. عمل کردن طبق این عادت‌ها مانند این است که روی خلبان اتوماتیک قرار گرفته باشید و به طور خودکار، کارهای لازم برای دستیابی به اهداف‌تان را انجام دهید. اساسا هر کاری که به صورت منظم انجام می‌دهید (خوب یا بد)، در نهایت به یک عادت تبدیل می‌شود. چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
برنامه‌ی زمانی خود را آزمایش کنید
با دیدن برنامه‌ی زمانی‌تان چه حسی دارید؟ آیا زمان‌های مناسبی را برای انجام کارها تعیین کرده‌اید؟ آیا باید مواردی را اصلاح کنید؟ همه چیز را مورد به مورد بررسی کنید و هرکدام را که درست به نظر نمی‌رسد، تغییر بدهید.
مجبور نیستید که تا پایان هفته یا ماه صبر کنید و می‌توانید هر چند روز یک بار، برنامه‌ی خود را اندکی تغییر بدهید تا زمانی که برنامه‌ی زمانی‌تان، قابل اجرا شود. شاید لازم باشد که هر ماه، تغییرات کوچک یا بزرگی در آن ایجاد کنید و هرگز تصور نکنید که برنامه‌ی زمانی شما، قطعی و غیرقابل تغییر است.
چطوری برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟
منبع مدیریت استراتژیک بدن
